Gruppenreise-Software: Vorteile erschließen & Auswahl vereinfachen für Reiseveranstalter

In den letzten paar Jahren führte die aufgestaute Nachfrage zu einem massiven Wachstum im globalen Reiseverkehr, aber 2024 verzeichnete nur ein moderates Wachstum gegenüber 2023. Das deutet darauf hin, dass die Reisebranche in einen gesunden Zustand übergeht – mit weniger Fällen, in denen Reisende in Massen Flughäfen und Grenzübergänge stürmen, um „endlich“ ihren von Reisebeschränkungen auferlegten „Hausarrest“ zu verlassen. Nun können wir weltweit ein stetiges Wachstum beobachten, begünstigt durch Luftverbindungen und mildere Visabestimmungen, wobei der Nahe Osten die Erholung anführt.

Dennoch erreicht der Reiseverkehr laut den neuesten Schätzungen weiterhin neue Rekordhöhen. So prognostiziert beispielsweise der World Travel and Tourism Council, dass die Branche in diesem Jahr die Marke von 11 Billionen US-Dollar an Einnahmen überschreiten wird.

Innerhalb der riesigen Masse an Reisebuchungen weltweit machen Gruppenreisen einen erheblichen Anteil aus, da viele Reisende den Komfort, die Sicherheit und die Erschwinglichkeit bevorzugen, die Gruppenreisen bieten. Für Reiseveranstalter sind Gruppenreisen äußerst lukrativ, da sie Potenzial für Mengenrabatte, vereinfachte Logistik und zusätzliche Einnahmen durch Upselling bieten. Die Komplexität bei der Koordination großer Gruppen und die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs verdeutlichen jedoch die Notwendigkeit spezialisierter Softwarelösungen, die Managementkunst mit Wissenschaft verbinden – insbesondere vor dem Hintergrund des stetigen Wachstums der Reisenden und ihrer Anforderungen. Aus diesem Grund ist Gruppenreisesoftware längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein absolutes Muss.

In diesem Beitrag werden wir die wichtigsten Vorteile beleuchten, die solche Softwarelösungen für Reiseveranstalter bieten, die zentralen Herausforderungen bei der Abwicklung von Gruppenbuchungen aufzeigen sowie einige Leitlinien vorstellen, worauf man bei der Auswahl einer Gruppenreise-Managementsoftware besonders achten sollte. Wir hoffen, dass unser Material Ihnen als Reiseveranstalter ein besseres Verständnis Ihrer tatsächlichen Bedürfnisse vermittelt.

Warum sind Gruppenreisebuchungen so bemerkenswert?

Eine Gruppenreisebuchung ist eine Win-win-Situation für alle beteiligten Parteien. Reiseveranstalter können das perfekte Gleichgewicht zwischen Einnahmen – durch die gleichzeitige Betreuung mehrerer Reisender – und einer Fülle an Vorteilen finden, die sie den Reisenden bieten können:

Mehr reisen, weniger ausgeben

Gruppenreisen gehören nach wie vor zu den kostengünstigsten Möglichkeiten, die Welt zu entdecken. So stieg beispielsweise im Jahr 2023 die Nachfrage nach Reisen von Studierenden und Erwachsenen deutlich an, wobei kleinere Gruppenreisen als kosteneffiziente Alternative an Beliebtheit gewannen. Um dies zu ermöglichen, sichern sich Reiseveranstalter häufig Mengenrabatte auf Unterkünfte, Transport, Sehenswürdigkeiten und sogar Mahlzeiten – wodurch sich die Kosten pro Person erheblich reduzieren. Auch Anbieter begrüßen Gruppenreisebuchungen: Für Hotels machen solche Gäste oft 30 bis 40 % des Gesamtumsatzes aus.

Neben den direkten Einsparungen bietet Gruppenreisen den Teilnehmenden zudem Zugang zu exklusiven Erlebnissen. Reiseveranstalter verhandeln regelmäßig mit lokalen Anbietern und ermöglichen es so der Gruppe, Premium-Services oder Ausflüge zu genießen, die sonst möglicherweise unerschwinglich wären.

Sichere Reisen!

Das Reisen in einer Gruppe bietet eine zusätzliche Ebene an Sicherheit und Komfort – besonders in unbekannten oder abgelegenen Regionen. Ein von Fachleuten geplanter, strukturierter Reiseplan nimmt einen Großteil der Unsicherheit und des Stresses, die mit Individualreisen verbunden sind, etwa das Navigieren an fremden Orten oder die Organisation der Logistik. Professionelle Reiseleiter mit umfassender Ortskenntnis bereichern nicht nur das Reiseerlebnis durch historische und kulturelle Einblicke, sondern sorgen auch dafür, dass die Teilnehmenden potenziell unsichere Gebiete meiden. Dies ist besonders wichtig bei Aktivitäten wie Trekking oder Safaris, bei denen die Begleitung durch erfahrene Guides das Risiko erheblich reduziert.

Dieser Vorteil gehört zu den meistgenannten Gründen, warum sich Touristen für organisierte Reisen entscheiden.

Quelle: Skift.

Der Mensch ist ein soziales Wesen

Für viele Menschen ist Gruppenreisen eine einzigartige soziale Erfahrung – die Gelegenheit, Menschen aus verschiedenen Regionen kennenzulernen, Freundschaften zu schließen oder auch diese situativen Beziehungen später wieder ganz unverbindlich hinter sich zu lassen.

Gruppenreisen fördern von Natur aus ein Gemeinschaftsgefühl und sind daher besonders attraktiv für Alleinreisende oder Personen, die ihren sozialen Kreis erweitern möchten. Gemeinsame Erlebnisse – wie der Besuch ikonischer Sehenswürdigkeiten, das Essen in beliebten Lokalen oder die Teilnahme an kulturellen Veranstaltungen – schaffen starke Bindungen unter den Teilnehmenden.

Buchungsmodus: Reguläre Buchungen vs. Gruppenreisebuchungen

Reiseveranstalter können die Vorteile nicht leugnen, würden jedoch unisono zustimmen, dass die Verwaltung solcher Buchungen äußerst komplex sein kann. Im Gegensatz zu Einzelbuchungen beinhalten Gruppenreisen die Koordination zahlreicher Elemente – Transport, Unterkünfte und Aktivitäten (mit all ihren kleinsten Details) – und erfordern eine anpassungsfähige Gruppenreisesoftware, um den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden.

Um die spezifischen Anforderungen von Gruppenbuchungen besser zu verstehen, haben wir einen kurzen Vergleich zwischen Einzel- und Gruppenbuchungen anhand zentraler Kriterien zusammengestellt.

Herausforderungen, die Ihre Gruppenreisesoftware idealerweise lösen sollte

Eine Software für Gruppenreiseveranstalter kann sich als wahrer Lebensretter erweisen und Ihre Abläufe effektiv unterstützen – vorausgesetzt, sie ist exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt. Nachfolgend haben wir die häufigsten Engpässe aufgeführt, mit denen Reiseveranstalter konfrontiert sind – und die sich durch gezielte technologische Lösungen neu denken und optimieren lassen.

Die besten Preise finden

Bei der Vielzahl an Produkten und Anbietern sowie den Komplikationen, die mit der Buchung und Koordination verschiedener Flüge, unterschiedlicher Zimmerkategorien usw. verbunden sind, handelt es sich oft um einen langwierigen manuellen Prozess, bei dem Reiseveranstalter zwischen zahlreichen Optionen jonglieren müssen. Dieser manuelle Ablauf ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Fortschrittliche Softwarelösungen integrieren sich direkt in globale Distributionssysteme (GDS) und APIs führender Anbieter, wodurch Preisvergleiche in Echtzeit und schnellere Entscheidungen ermöglicht werden. Amadeus, ein führender GDS-Anbieter, verbindet Reiseveranstalter beispielsweise mit über 400 Fluggesellschaften und bietet sofortigen Zugang zu den besten Preisen und verfügbaren Sitzplätzen. Eine direkte Anbindung an solche Branchengrößen kann allerdings teuer sein – daher kann die Nutzung alternativer Lösungen wie GP Travel Enterprise, das bereits über 75 Reiseanbieter integriert hat, eine klügere Wahl darstellen.

Koordination von Buchungen

Gruppenreisebuchungen sind ihrer Natur nach alles andere als einfach. Einerseits müssen Unterkünfte, Transportmittel und Aktivitäten für die gesamte Gruppe synchronisiert werden. Gleichzeitig gilt es, den unterschiedlichen Bedürfnissen der Reisenden gerecht zu werden. Ein Paar möchte vermutlich nebeneinander sitzen und in einem Doppelbett schlafen. Familien mit kleinen Kindern wünschen sich ein Zustellbett für ihr Kind, während introvertierte Alleinreisende bereit wären, einen Aufpreis für ein Einzelzimmer zu zahlen.

Stellen Sie sich nun vor, Ihre Reise dauert mehrere Tage – und ausgerechnet auf dem Höhepunkt läuft etwas schief. Ihre Gruppenreiseverwaltungssoftware muss in der Lage sein, auch solche Situationen zu bewältigen und Änderungen dynamisch zu verarbeiten – etwa durch effiziente Anpassung von Zeitplänen oder Buchungen, ohne den gesamten Ablauf zu stören. Verfügt Ihre Software über den Zugang zu einem umfangreichen Inventar von Reiseanbietern und über leistungsstarke Automatisierungstools, wird der Aufwand für die Verwaltung von Gruppenbuchungen um ein Vielfaches reduziert.

Berechnungen und Zahlungen

Nachdem alle Leistungen hinzugefügt und Rabatte berücksichtigt wurden, kommt der Moment der Abrechnung. Im Idealfall verfügt Ihre Gruppenreiseveranstalter-Software über ein integriertes Buchhaltungsmodul, das direkt mit Ihrem Zahlungssystem verbunden ist. So müssen Ihre Mitarbeitenden Zahlungsdaten nicht in mehrere Systeme eingeben, sondern können alles bequem über ein zentrales Fenster abwickeln. Diese Funktion – kombiniert mit automatisierter Rechnungsstellung – minimiert Fehler und erhöht die Transparenz. Und gerade beim Thema Geld möchten Sie keine durch Menschen verursachten Fehler oder unnötigen Aufwand riskieren.

Zahlungsabwicklungen bei Gruppenreisen können zudem eine logistische Herausforderung darstellen, da manche Gruppen Einzelrechnungen benötigen, während andere eine Sammelabrechnung bevorzugen. Ihre Gruppenreiseverwaltungssoftware sollte deshalb verschiedene Zahlungsmöglichkeiten unterstützen – darunter Kreditkarten, Banküberweisungen und digitale Wallets.

Wünschenswerte Funktionen, die Ihre Gruppenreisesoftware mitbringen sollte

Machen Sie sich mit dem Gedanken vertraut, dass eine Gruppenreisebuchungssoftware aufgrund der Natur Ihres Geschäfts keine einfache Lösung sein kann. Dennoch kann sie logisch aufgebaut, mit einer intuitiven Benutzeroberfläche versehen und in der Lage sein, auch während der Hochsaison hohe Lasten zu bewältigen – sodass die tägliche Nutzung letztlich angenehm bleibt.

Die Auswahl der richtigen Gruppenreisesoftware erfordert die Bewertung zentraler Funktionen, die das Buchungserlebnis für Gruppen verbessern:

1. Buchungs- und Reservierungsmanagement, um alle Buchungen reibungslos zu koordinieren – idealerweise rund um die Uhr;

2. Bestands- und Lieferantenmanagement, zur effektiven Zusammenarbeit mit Anbietern und zur Verwaltung von Buchungen und Verfügbarkeiten;

3. Reiseplanung, um dynamische, teilbare Reiserouten sowie individuelle Erlebnisse und Zusatzaktivitäten entlang des Weges zu organisieren;

4. Preisvergleich, um verfügbare Angebote zu analysieren, Preise zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen;

5. Zahlungsmanagement, zur effizienten Abwicklung von Teil- und Sammelzahlungen sowie ggf. zur Verwaltung automatischer, wiederkehrender Zahlungen;

6. Gewinnkontrolle und Preisgestaltung, um Finanzen zu überwachen und Preise je nach Nachfrage, Saison oder Gruppengröße anzupassen;

7. Verwaltung von Reisedokumenten, damit alle benötigten Unterlagen leicht zugänglich sind;

8. Erweiterte Berichte, um Trends zu analysieren und künftige Gruppenangebote gezielt zu optimieren;

9. Rund-um-die-Uhr-Support, um jederzeit für Kundinnen und Kunden da zu sein;

10. Selbstverwaltung für Reisende, damit diese Tourinformationen direkt über Ihre Software anfordern können – ganz ohne persönlichen Kontakt zu einer Reiseagentur.

Zusätzliche, aber essenzielle Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten

Die Welt verändert sich – und mit ihr die Reisenden. Einige Aspekte des Reisens erfordern besondere Aufmerksamkeit (und damit auch entsprechende Softwarefunktionen), um Ihren Endkundinnen und -kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten.

Individualisierungsmöglichkeiten

Reisende sind heute auf der Suche nach einzigartigeren und intensiveren Erlebnissen als je zuvor – und eröffnen damit weltweit neue Chancen für den Tourismus. Sie entwickeln sich zunehmend weg vom sogenannten „Revenge Travel“ der Jahre nach COVID-19 und widmen einen wachsenden Teil ihres Budgets einem breiteren Spektrum an Erfahrungen fernab der Heimat.

Sie leben mit ihren Geräten, recherchieren intensiver, sind technisch versierter und sehnen sich nach personalisierten, unkonventionellen Erlebnissen – weit entfernt von den klassischen Standardtouren, die Sie womöglich seit Jahrzehnten anbieten. Leistungsstarke Tools für Reiseveranstalter sollten daher über genügend Funktionen verfügen, um Ihre Angebote flexibel an unterschiedliche Arten von Gruppenreisen anzupassen.

Stellen Sie sich vor, eine Gruppe plant ein Wildwasser-Rafting-Abenteuer – doch einige Teilnehmende sind Anfänger und benötigen Anpassungen im Reiseverlauf. Wenn Sie deren Anliegen schnell erkennen und alternative Routen oder zusätzliche Trainingseinheiten anbieten, zeigen Sie echten Einsatz für exzellenten Kundenservice. Dieser proaktive Ansatz verbessert nicht nur das Gesamterlebnis, sondern unterstreicht auch die Professionalität und Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens – was die Wahrscheinlichkeit für Weiterempfehlungen und wiederkehrende Buchungen deutlich erhöht.

Zimmer- und Sitzplatzzuweisungen

Dieser Punkt steht in engem Zusammenhang mit dem vorherigen. Menschen schätzen und schützen ihren privaten Raum und möchten sich auch auf Reisen wohlfühlen. Details wie Sitzordnungen bei Mahlzeiten oder die Zuweisung bestimmter Zimmer an Gäste können das Gesamterlebnis maßgeblich beeinflussen. Eine durchdachte und gut geplante Organisation dieser Logistik hilft, Konflikte zu vermeiden und sorgt für einen reibungslosen und angenehmen Aufenthalt für alle Beteiligten. Aus diesem Grund haben wir kürzlich die Sitzplanfunktionalität zu unserem Reiseprodukt GP Travel Enterprise hinzugefügt, damit Sie solche Aspekte für Ihre Gäste berücksichtigen können.

Kommunikationstools

Eine reibungslose Kommunikation ist Ihr bester Verbündeter bei der Verwaltung von Gruppenreisebuchungen. Es kann sich anfühlen wie ein Labyrinth aus Nachrichten – aber Echtzeit-Chat- und Benachrichtigungstools machen den Prozess mühelos. Durch die Integration von Chatbots oder automatisierten Nachrichtensystemen in Ihre Reiseveranstalter-Software können Sie Reiseplan-Updates schnell versenden, häufige Fragen beantworten und sicherstellen, dass alle stets informiert bleiben.

Das Ziel? Klare, effiziente Kommunikation, die Ihre Gruppe zufrieden und stressfrei hält. Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie organisieren eine Bergwanderung für eine Gruppe von 30 begeisterten Reisenden. Zwei Tage vor der Abreise erfordert eine Wetterwarnung eine kleine Planänderung. Anstatt 30 Einzelgespräche zu führen oder sich durch eine Flut von E-Mails zu kämpfen, nutzen Sie ein automatisiertes Nachrichtensystem. Mit nur wenigen Klicks erhält jede teilnehmende Person eine Benachrichtigung über den aktualisierten Reiseplan, Vorbereitungstipps und beruhigende Hinweise auf ein ebenso unvergessliches Abenteuer.

Das ist die Stärke moderner Kommunikationstools: nahtlos, wirkungsvoll und dafür gemacht, alle auf dem Laufenden zu halten.

Worauf Sie bei Gruppenreisesoftware achten sollten: Unsere Einschätzung

Eine leistungsfähige Software für Reisebüros sollte mehr bieten, als das zu wiederholen, was Kundinnen und Kunden ohnehin schon online erledigen können. Sie muss die Vorteile klassischer Reiseagenturen verstärken und gleichzeitig die Abläufe optimieren – ohne dabei neue Hürden zu schaffen, wie etwa eine komplizierte Benutzeroberfläche, die Ihre Mitarbeitenden zur Verzweiflung bringt und zurück zu altbewährten Excel-Tabellen treibt.

Wir empfehlen, folgende zentrale Faktoren zu berücksichtigen, um Ihre Gruppenreiseorganisation deutlich hervorzuheben.

Vorteile der Nutzung von Gruppenreisesoftware

Wenn Sie bei der Auswahl Ihrer Gruppenreise-Software klug vorgehen und sich für die passende Funktionalität statt für den niedrigsten Preis entscheiden, kann sie einen enormen Einfluss auf Ihr Geschäft haben – mit spürbarem Wachstum und einer Vielzahl gestärkter Vorteile.

•  Effizienzsteigerung bei der Verwaltung von Gruppenbuchungen (konsolidierte Buchungen)
•  Vereinfachte Kommunikation, da alle Buchungs- und Teilnehmerdaten zentral gespeichert sind
• All-in-One-Plattform für Unterkünfte, Transport und Aktivitäten
• Individualisierungsmöglichkeiten innerhalb der Gruppe durch erweiterte Anbieterauswahl
• Kosteneinsparungen durch Mengenrabatte und optimiertes Deal-Management
• Verbesserte Organisation & reduzierter Stress für Veranstalter und Reisende
• Anpassbare Vorlagen, die auf Kundenbedürfnisse zugeschnitten werden können
• Umfassendes Partnernetzwerk (z.B. mit TMCs)
• Erhöhte Sicherheit für Daten und Zahlungstransaktionen

Zukünftige Trends bei Reisesoftware für Gruppenbuchungen

• AI und Machine Learning: Von prädiktiver Analyse bis hin zu AI-gestützten Chatbots – diese Technologien werden Reiseveranstalter dabei unterstützen, die Nachfrage besser vorherzusagen, Erlebnisse zu personalisieren und den Kundenservice zu verbessern.

• Erweiterte mobile Zugänglichkeit: Mobile-first-Plattformen und -Apps werden zum neuen Standard, verbessern die Erreichbarkeit und liefern Reisenden unterwegs aktuelle Informationen in Echtzeit.

• Virtuelle und erweiterte Realität (VR/AR): VR und AR ermöglichen es Reisenden, Reiseziele im Voraus zu erkunden und sich mit Live-Informationen zur Tour aktiv einzubinden.

• Internet der Dinge (IoT): Vernetzte Geräte wie Smart-Luggage erhöhen den Komfort und die Sicherheit auf Reisen – und Sie können Ihrer Reiseplattform Zusatzservices wie Gepäckverfolgung hinzufügen.

• Nachhaltigkeit: Umweltfreundliche Reiseoptionen gewinnen zunehmend an Bedeutung, und Gruppenreisesoftware kann dabei helfen, grünere Reiseangebote einfacher umzusetzen.

Fazit

Gruppenreisen sind zwar eine bedeutende Einnahmequelle, können sich jedoch oft als zweischneidiges Schwert erweisen – mit ganz eigenen Herausforderungen und Chancen. Doch es gibt einen Ausweg. Die Vereinfachung von Gruppenbuchungen durch Technologie und deren Automatisierung kann Ihr entscheidender Vorteil sein, und jetzt ist der perfekte Zeitpunkt für Reiseveranstalter, in spezialisierte Softwarelösungen wie die von GP Solutions zu investieren.

Die Anfangsinvestition mag hoch erscheinen, doch durch die Optimierung von Logistik, Kommunikation und Zahlungsabwicklung steigert diese Software die Effizienz und Zufriedenheit – sowohl auf Seiten der Reiseveranstalter als auch der Reisenden. Mit der Zeit werden Gruppenbuchungen so zu einem profitableren und besser handhabbaren Geschäftsbereich.