Künstliche Intelligenz in der digitalen Transformation des Reisens: Von Automatisierung zu KI-Mitarbeitern

Vor einigen Jahrzehnten waren traditionelle Unternehmen ganz anders organisiert. Ihre Konkurrenten waren Menschen, und der harte Wettbewerb fand zwischen Personen statt. Heutzutage jedoch kommt immer mehr Technologie ins Spiel, und diejenigen, die die Digitalisierung und Automatisierung in der Reisebranche begrüßen, haben größere Chancen, als Sieger hervorzugehen. Heute findet der Wettbewerb auf der Ebene der Digitalisierung statt und weniger zwischen Menschen, obwohl die Prozesse nach wie vor von Menschen gesteuert werden. Da sich die Technologietrends im Reisebereich ständig verändern, wird der Erfolg den flexibelsten und anpassungsfähigsten Unternehmen gehören.

In diesem Text sprechen wir über die praktische Umsetzung der digitalen Transformation für Reiseveranstalter, DMCs, OTAs und alle anderen Unternehmen, die Reiseprodukte und -dienstleistungen verkaufen.

Herausforderungen auf dem digitalen Weg

Die heutige Hardware bietet eine immer größere Rechenleistung. Die Internetgeschwindigkeit kann bis zu 250 Mbit/s erreichen. So erfreulich das auch ist, das Tempo der digitalen Transformation in der Reisebranche ist nicht so hoch, wie man vielleicht vermuten würde. Bei genauerer Betrachtung lassen sich einige Hindernisse erkennen, die den Prozess verlangsamen. Was bremst die digitale Innovation in der Reisebranche aus? Es gibt zwei große Herausforderungen, die wir hier hervorheben möchten.

Fünfstufiger Digitalisierungsprozess

Dieser fünfstufige Prozess kann als Leitfaden zur Bewertung der digitalen Reife Ihres Unternehmens und zur Identifizierung von Schritten auf dem Weg zu weiterer Transformation dienen.

Lassen Sie uns diesen Weg genauer betrachten.

Schritt 1: Automatisierung

Automatisierung mag nur 20 % Ihres Erfolgs ausmachen, aber sie ist die Grundlage, die Sie nicht umgehen können, um weiter voranzukommen. Automatisierung umfasst alle Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens. Doch wenn die Digitalisierung ineffektiv voranschreitet, kann sie Chaos verursachen. Datenverdopplung und isolierte Systeme, bei denen einige Teile automatisiert und andere manuelle Eingaben erfordern, sind eine „stille Hölle“ für Ihre Mitarbeiter, da sie zwischen mehreren Bildschirmen hin- und herschalten müssen. Zum Beispiel müssen sie bei einer Buchung die Buchungsdaten in Excel kopieren, um sie ins Buchhaltungssystem zu übertragen – ein klarer Fall von redundanter Dateneingabe und eine Voraussetzung für fehlerhafte Eingaben.

Die ideale Lösung für diese Probleme wäre eine sehr einfache Software, die fünf wesentliche Bereiche des Reisebüros abdeckt.

Kontoverwaltung

In einer perfekten Welt sollten Sie nur einen Bildschirm öffnen müssen, um Zugriff auf alle wichtigen Kontodaten in einem zentralisierten Reisebuchungsmanagementsystem zu erhalten. Eine optimale Lösung würde Ihnen Folgendes bieten:

• Ihr Unternehmensprofil für die automatische Abrufung von Daten über Ihr Unternehmen und alle Mitarbeiter;
• Informationen über alle Ihre Kundenkonten – sowohl private als auch gewerbliche – in einer einzigen Datenbank. Mit diesem Ansatz für das CRM können Sie problemlos den Status der Konten, die Kontaktdaten der verantwortlichen Person einsehen und jede Information abrufen, die Sie benötigen;
• Zentralisierte Informationen über Wiederverkäufer. Die Nutzung mehrerer Quellen zum Abrufen von Informationen über Reisebüros oder Distributoren ist eine schlechte Praxis. Verwenden Sie stattdessen eine einzige Datenbank und eine einzige Benutzeroberfläche.

Produktverwaltung

Sie mögen eine der breitesten Produktpaletten haben, aber wenn Sie die Informationen über all diese Produkte (Hotels, Transfers, Aktivitäten usw.) nicht an einem Ort speichern, wird das all Ihre Verkaufsbemühungen untergraben.

Unsere Erfahrung zeigt, dass es klug wäre, all Ihre Produkte mit drei obligatorischen Informationskategorien zu versehen – Beschreibungen, Preise und Verfügbarkeit. Warum? Es kommt häufig vor, dass das Hochladen von Produktinformationen auf die Website des Unternehmens mehrere Personen betrifft, die sich um unterschiedliche Datenkategorien kümmern. Um all das zu harmonisieren und Fehlinformationen zu vermeiden, müssen Sie einen einzigen Einstiegspunkt schaffen, an dem alle Informationen mit nur einem Klick verfügbar sind.

Buchungsmanagement

Alle potenziellen Buchungen – sei es ein Angebot für einen Kunden, eine Online-Buchung durch Reisende oder eine Reservierung durch ein Reisebüro – sollten über ein einziges Reisebuchungsmanagementsystem verarbeitet werden. Dasselbe gilt für Gruppenbuchungen und FIT (Fully Independent Travelers)-Buchungen. Ihre Datenbank sollte ein einheitlicher Speicherort für alle Buchungen sein, sodass Ihre Mitarbeiter darauf zugreifen, sie bearbeiten und verwalten können, ohne das Risiko von Duplikationen, fehlenden Informationen oder Missverständnissen mit Kunden.

Betriebsmanagement

Dieser Bereich ist von besonderer Bedeutung für DMCs und andere Betreiber, die tatsächlich ein Produkt betreuen. Wie bereits oben besprochen, sollte das Betriebsmanagement in einem einzigen System integriert sein, um Details und Aktualisierungen für jede Gruppenreise, Transfer oder Aktivität bereitzustellen. Eine solche Funktionalität ist innerhalb einer einzigen Lösung realisierbar.

Operations Management Beispiel von GP Travel Enterprise

Finanzkontrolle

Stellen Sie sich vor, mit nur einem Klick können Sie sehen, wie viel Geld jeder Ihrer Partner Ihnen schuldet oder wie viel und wann Sie an jeden Lieferanten zahlen müssen. Ein Klick – und Sie können alle Rechnungen, Zahlungspläne, Online- oder Offline-Zahlungen durchsehen. Das vollständige Bild der finanziellen Situation Ihres Unternehmens – nicht nur im Moment, sondern auch in einem Monat, zwei Monaten, einem Jahr. Genau so sollte eine robuste Softwarelösung aussehen.

Eine Travel-Tech-Lösung sollte Sie durch all diese Schritte führen wie ein Messer durch Butter, ohne dass Sie auf zusätzliche Software zurückgreifen müssen.

Dies ist jedoch nur der erste Schritt der Digitalisierung. Sobald Sie diesen Schritt gemeistert haben, müssen Ihre Mitarbeiter nur noch ein einziges Symbol klicken, um ihre Arbeit zu erledigen. Auf diesem Bildschirm, der nach dem Klick erscheint, können sie ihre gesamte tägliche Routine ohne Duplikationen oder Frustration über eine sperrige, altmodische Desktop-Software ausführen, die längst ihren wohlverdienten Ruhestand antreten sollte.

Schritt 2: Aufbau elektronischer Beziehungen

Das Konzept der E-Konten dreht sich um Veränderungen in Ihrem herkömmlichen Ansatz für CRM (Customer Relationship Management), PRM (Partner Relationship Management) und SRM (Supplier Relationship Management). Dies geht über Ihre internen Datenbanken hinaus und ermöglicht es externen Interessengruppen, Zugang zu erhalten und ihre eigenen Daten zu verwalten.

Innerhalb Ihrer Software können Sie den entsprechenden Zugriff für jeden Ihrer Partner gewähren. So können private Kunden ihre Buchungen und Reisepläne einsehen, ohne von Ihnen nach einem PDF-Dokument zu fragen oder eine E-Mail zu senden. Reisebüros oder Geschäftskunden können ihre Unternehmensprofile und Agenturportale durchstöbern, wo sie sich selbst buchen und nahezu alles selbst erledigen können. Lieferanten, die oft zögerlich sind, können ebenfalls dem System beitreten, um das allgemeine Maß an Beteiligung zu erhöhen.

Auf der ersten Ebene (Automatisierung) haben Ihre Mitarbeiter alles für Ihre Partner erledigt. Auf dieser zweiten Ebene hingegen erledigen die Partner alles selbst. Je einfacher Sie den Beteiligungs- und Onboarding-Prozess für die Interessengruppen gestalten, desto fortschrittlicher ist die Lösung, die Sie anbieten, und desto höher wird ihre Motivation sein, sich in Ihr internes System einzubinden. Wenn es Ihnen gelingt, werden Sie bald feststellen, dass Online-Buchungsmaschinen für Reisebüros viel effizienter sind als zuvor.

Schritt 3: Integration

Die ersten beiden Ebenen drehten sich alles um Menschen – Ihr Unternehmen, Ihre Partner und Ihre Mitarbeiter. Jetzt beginnen die Systeme selbst miteinander zu kommunizieren, und zwar durch Integration. Um Informationen zwischen den Systemen Ihres Unternehmens und denen Ihrer Partner zu erhalten und auszutauschen, müssen Sie zuverlässige Software-Brücken bauen.

Zum Beispiel ermöglicht die Integration Ihres Buchungssystems mit dem System eines Hotels automatische Preisaktualisierungen und Verfügbarkeitsprüfungen. Ebenso können Sonderraten oder Angebote, auf die Sie und Ihre Partner sich einigen, in Ihre Software eingegeben und automatisch aktualisiert werden, ohne manuelle Dateneingabe.

Zunächst waren es Kataloge, dann PDFs, Excels – aber all dies erfordert immer noch manuelle Arbeit. Wenn wir die Integration automatisieren, erreichen wir die nächste Stufe der Zusammenarbeit, da Unternehmen versuchen, gemeinsam zu wachsen und Beziehungen zu anderen Firmen aufzubauen, die denselben Digitalisierungsgrad haben. In Zukunft wird es ein wichtiger Punkt sein, mit wem man Geschäfte macht und wen man als Lieferanten oder Partner für seine Produkte wählt. Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen in diese Richtung gehen, und diejenigen, die nicht mithalten, werden Schwierigkeiten haben, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schritt 4: Business Intelligence

Jede einzelne Buchung generiert Kilobytes an reisebezogenen Informationen von Anfang bis Ende – Buchungsdaten, Dauer, Standort, Zahlungsmethode, Vertriebskanäle und so weiter. Allein das Erfassen dieser Informationen ohne ausgeklügelte Software kann eine Herausforderung darstellen, da sie über mehrere Kanäle und Systeme verteilt sein können. Ihre Analyse geht weit über den Rahmen des normalen Menschen hinaus, doch es wäre schade, die versteckten Erkenntnisse hinter den riesigen Datenmengen zu verlieren. Deshalb ist Business Intelligence ein unverzichtbarer Schritt, um Daten in Handlungen umzuwandeln.

Ein paar einfache, gut strukturierte und benutzerfreundliche Bildschirme können zeigen, wie Business Intelligence (BI) bemerkenswerte Vorteile für Ihre Organisation bringt und wie sie dazu beitragen kann, Innovationen in der Reisebranche voranzutreiben. Dashboards sind ein besonders mächtiges Werkzeug für die Datenvisualisierung.

Analysefunktionen von GP Travel Enterprise

Mit BI-Funktionen (besonders wenn sie durch KI unterstützt werden, wie es zum Beispiel Amadeus für Hotels getan hat), werden Sie Ihre betriebliche Effizienz steigern, dank prädiktiver Analysen und fundierter Entscheidungsfindung. Sie werden in der Lage sein, die umsatzstärksten Käufergruppen zu identifizieren, die effizientesten Produkte und Vertriebskanäle zu erkennen oder die Strategie an steigende oder fallende Nachfrage anzupassen.

Die Integration von BI ermöglicht es Ihrer digitalen Reiselösung, automatisch Top-Kunden zu identifizieren – ohne dass eine separate, manuelle Analyse erforderlich ist, die sich über Wochen hinziehen kann. Stattdessen erhalten Sie mit einem schnellen Blick auf das Dashboard sofort aufschlussreiche Erkenntnisse.

Darüber hinaus unterstützt BI dynamische Preisstrategien. Es kann Verkaufsdaten, verbleibenden Lagerbestand und die verbleibende Zeit bis zu einem Ereignis automatisch berechnen und die Preise entsprechend anpassen – entweder durch Erhöhung oder Senkung zur Verkaufsoptimierung. Dieser Mechanismus wird bereits häufig in der Flugbranche eingesetzt, insbesondere bei Billigfluggesellschaften, lässt sich aber auch auf andere Sektoren übertragen.

Schritt 5: Künstliche Intelligenz

Bevor Sie sich kopfüber in KI stürzen, sollten Sie genau verstehen, warum Ihr Unternehmen sie überhaupt braucht. Sie ist zweifellos der König der Technologietrends in der Reisebranche, doch ihre Einführung kann teuer und ressourcenintensiv sein – man sollte sich ihrer Natur bewusst sein.

Der Hauptgrund, warum die meisten Unternehmen KI einsetzen möchten, ist die Automatisierung monotoner Aufgaben, um so ihre Arbeitskräfte effizienter einzusetzen. Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben an KI-Algorithmen delegieren, kann sich Ihr Personal auf kreativere und wertvollere Tätigkeiten konzentrieren, z. B. die Gestaltung und Verbreitung neuer Produkte.

Möchten Sie mit KI starten, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Es gibt zwei Hauptbereiche, in denen KI bereits erhebliche Vorteile bietet und mit denen sich vergleichsweise leicht beginnen lässt:

• Virtuelle Berater: KI kann als kompetenter digitaler Berater dienen, der Kundenfragen in Sekundenschnelle beantworten kann. Da solche Systeme große Datenmengen in wenigen Sekunden verarbeiten, können Sie schnelle und präzise Antworten erwarten, die den Menschen in Geschwindigkeit und Tiefe oft überlegen sind. Für Reisende kann KI personalisierte Reiseempfehlungen und -routen basierend auf ihren Vorlieben anbieten, was das gesamte Reiseerlebnis individueller und reibungsloser macht.
• Digitale Mitarbeiter: KI kann bestimmte „Mitarbeiter“-Rollen ersetzen. Sehen wir uns ein Beispiel an. Traditionell suchen Kunden Produkte oder Dienstleistungen selbst, was zeitaufwendig sein kann. Mit KI kann der Kunde eine Anfrage wie „Bitte finde das beste Hotel für mich“ eingeben. Der KI-Mitarbeiter analysiert die Eingabekriterien (Preis, Daten, Sternebewertung, Nähe zu Sehenswürdigkeiten und Entfernung) und empfiehlt innerhalb von Sekunden die beste Variante. Kein Zeitaufwand für Ihr Team und keine Hin-und-Her-Kommunikation mit menschlichen Beratern nötig.

Die Fähigkeit der KI, sich um Routineaufgaben zu kümmern, kann die Arbeitsbelastung für Menschen erheblich reduzieren. In einem Reservierungssystem zum Beispiel vergessen Kunden häufig Reisedetails wie Flugzeiten, Gepäckbestimmungen oder Gutscheininformationen und neigen dazu, den Concierge-Service mit Anfragen zu überhäufen. Wenn Sie diese Aufgaben der KI anvertrauen, müssen Ihre Kunden nur noch ihre Anfrage eingeben – etwa „Wann ist mein Flug?“ – und die KI liefert sofort die Antwort.

Zusammengefasst geht es bei diesem Wandel hin zur KI nicht nur um Bequemlichkeit; es geht nicht darum, Technologietrends im Geschäftsreisebereich zu folgen; es geht um Effizienz und darum, in der heutigen schnelllebigen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Kann das wirklich alles an einem Ort erledigt werden?

Wir sind fest davon überzeugt – ja, das ist möglich. Wenn Sie alle Phasen der Automatisierung mit nur einer Software (Plattform) durchlaufen möchten, stellen Sie sicher, dass die Systeme, die Sie mit dieser Plattform verbinden möchten, im selben Takt arbeiten können, d. h. nahtlos integriert sind und automatisiert miteinander kommunizieren. Vergessen Sie nicht die Perspektive der Nutzer. Unabhängig von allen technischen Komplexitäten sollte Ihre gewählte Lösung einfach und stressfrei zu bedienen sein.

Sie sind nicht der Einzige, der eine einfache Software und ein effektives System zur Verwaltung von Reisebuchungen sucht. Es gibt bereits Lösungen auf dem Markt, die Ihre Anforderungen erfüllen können. Im Zweifelsfall können Sie sich jederzeit an eine Travel-Tech-Beratung wenden.

In unserem Unternehmen bieten wir die Lösung GP Travel Enterprise an, die alles in einer umfassenden Plattform zusammenfasst. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Produktseite.